POBIERZ SKRÓCONY PRZEWODNIK W WERSJI PDF   ----->  WERSJA DO DRUKU <------

  
"Benchmarking - narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast na prawach powiatu, urzędach gmin i starostwach powiatowych"

Projekt innowacyjny testujący realizowany w ramach
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013
Priorytet V Dobre Rządzenie
Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej

Wartość projektu: 4 773 844 zł
 Okres realizacji projektu: 01.01.2011 r. - 30.04.2015 r.
 

UWAGA!    PONIŻSZA GRAFIKA JEST INTERAKTYWNA. KLIKNIĘCIE UMOŻLIWI PRZEKIEROWANIE NA KONKRETNĄ PODSTRONĘ PROJEKTU 

1. CEL PROJEKTU 

Celem nadrzędnym projektu jest  podniesienie jakości usług publicznych poprzez wzrost efektywności funkcjonujących w jednostkach systemów zarządzania z uwzględnieniem benchmarkingu.

2. GRUPA REPREZENTUJĄCA UŻYTKOWNIKÓW I GRUPA ODBIORCÓW

Projekt realizowany jest we współpracy z 40 jednostkami sektora finansów publicznych (LINK)

3. ŁĄCZYMY DOŚWIADCZENIE PRAKTYCZNE Z PODEJŚCIEM NAUKOWYM

4. NAD CZYM PRACUJEMY?

W ramach projektu powstaje nowe narzędzie mające na celu wsparcie kontroli zarządczej I stopnia w urzędach. Jak dotąd powstał model prowadzenia benchmarkingu, który obecnie jest testowany. Wprowadzenie benchmarkingu jako stałego elementu systemu kontroli zarządczej w istotny sposób wpłynie na efektywność zarządzania zadaniami. Zastosowanie benchmarkingu rozszerzy perspektywę monitorowania procesów i wyznaczania celów dostarczając informacji o wynikach osiąganych przez podnobne organizacje, ale również wskaże najskuteczniejsze rozwiązania funkcjonalne, wykorzystywane w realizacji zadań objętych benchmarkingiem.

 Istotnymi elementami umożliwiającymi prowadzenie benchmarkingu są nie tylko szkolenia mające na celu wsparcie kompetencyjne urzędników, ale także narzędzie informatyczne do gromadzenia i przetwarzania danych benchmarkingowych, ankieta, w oparciu o którą dane te są pozyskiwane i wprowadzane do narzędzia, a także opracowany zestaw wskaźników monitorowania efektywności realizacji kluczowych procesów.

Benchmarkingiem objęte zostały kluczowe procesy realizowane w urzędach, zidentyfikowane wspólnie przez grupę urzędów uczestniczących w projekcie.

5. ETAPY REALIZACJI PROJEKTU

Obecnie, przedstawiona powyżej koncepcja prowadzenia benchmarkingu wraz ze wszystkimi elementami poddawana jest testowaniu. W projekcie założono trzy cykle testowe przypadające kolejno na lata 2012, 2013, 2014. 

Cykle testowe mają na celu weryfikację wypracowanych rozwiązań oraz rekomendację zmian (2012), potwierdzenie słuszności wprowadzonych do podejścia korekt (2013) oraz dokonanie ostatecznej, pełnej weryfikacji rozwiązania (2014). Ostatni cykl testowy zaplanowany jest do przeprowadzenia w rozszerzonej grupie jednostek (do 40 urzędów), tak by wprowadzić element obiektywnej oceny opracowanego materiału.

6. PRZYKŁADOWE ROZWIĄZANIA WYPRACOWANE W PROJEKCIE

Pierwszy cykl testowy, który zakończył się w roku 2012, a w trakcie którego porównaniom poddane zostały dane zebrane w urzędach dotyczące roku 2011, dał już pierwsze efekty.

Dla każdego kluczowego procesu zostały ustalone cele, mierniki oraz wskaźniki do ich monitorowania (zestaw wskaźników). W oparciu o zebrane dane (wprowadzone przez jednostki do narzędzia informatycznego) przeprowadzony został pierwszy benchmarking. Wyniki przetworzonych danych zaanalizowane zostały przez grupę ekspertów, przede wszystkim pod kątem identyfikacji dobrych praktyk w obszarze każdego procesu. Najlepsze praktyki mają stanowić punkt odniesienia / wzór do naśladowania dla reszty jednostek, a tym samym umożliwić doskonalenie organizacji danego procesu w urzędzie.
 

Przykładowe efekty po pierwszym cyklu testowym zostały zobrazowane na przykładzie procesu "Realizacja  usług społecznych w drodze konkursów na działalność pożytku publicznego". Kliknięcie na poniższą grafikę spowoduje automatyczne przekierowanie do zakładki obrazujące efekty ww. procesu.

7.CO ROBIMY OBECNIE?

 Aktualnie prowadzony jest II cykl testowy benchmarkingu. Jak dotąd zrealizowaliśmy / jesteśmy w trakcie realizacji następujących zadań:

• szkolenia przygotowujące pracowników urzędów do prowadzenia benchmarkingu,
• zbieranie i wprowadzanie danych benchmarkingowych do narzędzia informatycznego,
• prowadzenie badań satysfkacji klientów w urzędach (we wszystkich jednostkach uczestniczących w projekcie, na próbie 1068 osób w każdej), których wyniki stanowią bazę dla ustalonych wskaźników satysfakcji klientów.

Przed nami:

• analiza zebranych danych benchmarkingowych,
• identyfikacja dobrych praktyk przez zespół ekspertów,
• spotkania dyskusyjne w ramach wymiany dobrych praktyk,
• szkolenia kompetencyjne oraz spotkania podsumowujące II cykl testowy,
• rozszerzenie grupy uczestników projektu do 40 jednostek (planuje się podpisywanie porozumień w okolicach września / października 2013 r.)

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

8. PLANY NA ROK 2014 - TRZECI CYKL TESTOWY

Rok 2014 będzie czasem, kiedy wypracowana do tej pory innowacja w postaci modelu prowadzenia benchmarkingu wspierającego kontrolę zarządczą I stopnia zostanie ostatecznie zweryfikowana przez grupę rozszerzoną do 40 jednostek.

Jednostki, z którymi jeszcze w roku 2013 zostaną podpisane porozumienia powinny mieć na uwadze zaangażowanie przedstawiające się następująco:

9. CZEGO OCZEKUJEMY OD JEDNOSTEK  PRZYSTĘPUJĄCYCH DO PROJEKTU NA ETAPIE III-GO CYKLU TESTOWEGO?

Przede wszystkim:

1. Podpisania Porozumienia określającego zasady współpracy w ramach projektu
   • w tym wyznaczenia dwóch osób, które będą koordynowały benchmarking z ramienia jednostki (koordynator oraz zastępca koordynatora)

         2.  Przestrzegania Kodeksu Zasad Postępowania w Benchmarkingu, stanowiącego załącznik do porozumienia
         3.  Regularnego udziału i pełnego zaangażowania w organizowanych przez biuro projektu spotkaniach /                                   szkoleniach - zgodnie z przedstawionym schematem III-go cyklu testowego
         4.  Przestrzegania zapisów Porozumienia

 10. JAK PRZYSTĄPIĆ DO PROJEKTU?

Jednostki zainteresowane przystąpieniem do projektu proszone są o pisemne przesłanie informacji o chęci współpracy w ramach projektu drogą listowną bądź elektroniczną na adres benchmarking@silesia.org.pl wraz z namiarami na osobę do kontaktu w tej sprawie.

Po otrzymaniu wiadomości, biuro projektu skontaktuje się z konkretną jednostką i ustali dalsze kroki działania.

WZÓR POROZUMIENIA W SPRAWIE UDZIAŁU W PROJEKCIE DO WGLĄDU TUTAJ ->>  Porozumienie + Załącznik nr 1 do porozumienia

SERDECZNIE ZAPRASZAMY !

SZUKAMY NAJLEPSZYCH ROZWIĄZAŁƒ - RAZEM ZNACZY LEPIEJ!