Projekt był realizowany przez ponad cztery lata (od 1 stycnia 2011 r. do 31 lipca 2015 roku), w dwóch fazach. 

Pierwsza  to faza opracowania wstępnych koncepcji (przygotowań), a druga to faza testowania, opracowania ostatecznych rozwiązań i ich upowszechnienia (wdrożenia). Opracowanie koncepcji oraz testowanie prowadzenia benchmarkingu w dwóch pierwszych cyklach testowych prowadzone było przy zaangażowaniu ekspertów oraz przedstawicieli 19 urzędów, tj. 14 urzędów miast na prawach powiatu, 3 urzędów gmin, 2 starostw powiatowych. W trzecim cyklu testowym, przypadającym  na rok 2014, grupa benchmarkingowa została rozszerzona do 40 jednostek.

W trakcie realizacji projektu zweryfikowane zostały, wypracowane wcześniej, zarówno w innych urzędach jak i na poziomie naukowym, koncepcje i rozwiązania. Na podstawie diagnozy stanu istniejącego wypracowane zostały narzędzia wspierające kontrolę zarządczą I stopnia, w tym również narzędzia informatyczne wspierające benchmarking.

DZIAŁANIA STAŁE

1. Zarządzanie projektem (I.2011-IV.2015)  
   • utworzenie Biura Projektu i Grupy Sterującej
   • opracowanie procedur zarządzania i kontroli projektu
   • kontrola i monitoring
   • przygotowanie i rozliczanie zamówień publicznych
   • zarządzanie obiegiem informacji
   • koordynacja spotkań, warsztatów, szkoleń i narad
   • sprawozdawczość

FAZA PRZYGOTOWAŃ

2. Zaprojektowanie, uruchomienie portalu projektu (I.2011 - IV.2015)
3. Pogłębiona diagnoza i analiza zidentyfikowanych problemów (I.2011 - V.2011)  
   • badania ankietowe
   • indywidualne wywiady pogłębione uzaleznione od wyników badań ankietowych
   • studium przypadku
   • raport z pogłębionej diagnozy i analizy problemu 
4. Tworzenie partnerstwa (zadanie fakultatywne - V - VI.2011)
5. Opracowanie wstępnej wersji produktu oraz strategii wdrażania wraz z upowszechnieniem i włączeniem do głównego nurtu polityki (I.2011 - VIII.2011)  
   • opracowanie wstępnej wersji produktu  
     • identyfikacja kluczowych procesów związanych z realizacją usług publicznych
     • wypracowanie zestawu wskaźników monitorowania efektywności usług publicznych dla każdego ze zidentyfikowanych procesów z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej oraz oczekiwań klientów,
     • opracowanie koncepcji prowadzenia systematycznych badań porównawczych z uwzględnieniem benchmarkingu
     • opracowanie schematu kompetencyjnego i założeń do jego wdrożenia
     • opracowanie założeń narzędzia informatycznego 
     • opracowanie wstępnej wersji produktu w oparciu o wyniki prac koncepcyjnych
   • opracowanie strategii wdrażania przez zespół ekspercki

FAZA WDROŻENIA

6. Uzgadnianie strategii wdrażania z Krajową Siecią Tematyczną (IX - X.2011)
7. Testowanie opracowanego produktu (XI.2011 - X.2014)
8. Analiza rzeczywistych efektów testowania produktu (I.2014 - X.2014)  
   • raport zespołu ekspertów wraz z analizą SWOT oparty o rekomendacje zmian z fazy testowej, analizy i badania
   • wybór eksperta zewnętrznego - ewaluacji testowanego produktu
9. Opracowanie produktu finalnego (I.2014 - X.2014)  
   • weryfikacja wersji testowej produktu w oparciu o wyniki testowania i analizy rzeczywistych efektów oraz wyniki badań opinii publicznej w zakresie jakości świadczenia usług przez użytkowników produktu, w oparciu o wypracowane mierzalne wskaźniki jakości usług
   • weryfikacja założeń cyklu szkoleń mających na celu podniesienie kwalifikacji użytkowników
   • przekazanie opisu produktu finalnego do walidacji Krajowej Siecii Tematycznej

Ponadto, prowadzone były działania:

UPOWSZECHNIAJĄCE I WŁACZAJĄCE DO GŁÓWNEGO NURTU POLITYKI W FAZIE WDROŻENIA (IX.2011 - XII.2014) w tym: publikacje w prasie fachowej artykułów z zakresu kontroli zarządczej i benchmarkingu oraz promocje projektu na konferencjach zewnętrznych.