Benchmarking polega na porównywaniu procesów i praktyk stosowanych przez własną organizację ze
 stosowanymi w organizacjach uważanych za najlepsze w analizowanej dziedzinie. Wynik takiej analizy
służy jako podstawa doskonalenia procesów biznesowych.

Benchmarking nie jest zwykłym naśladownictwem, nie polega na podpatrzeniu sposobu pracy
innych, aby tak samo postępować u siebie. To wykrywanie czynników, które sprawiają, że analizowany
proces jest wykonywany efektywnie a następnie wskazanie podobnych możliwości we własnym
przedsiębiorstwie. To uczenie się i twórcze adaptowanie najlepszych praktyk (the best practices). 

Najważniejsze aspekty wynikające z właściwego zrozumienia idei i definicji benchmarkingu są następujące:

• Benchmarking jest procesem ciągłym, bowiem praktyka funkcjonowania firm podlega ciągłym zmianom, które powinny być stale monitorowane w celu zapewnienia możliwości identyfikacji najlepszych rozwiązań
• Benchmarking polega na wykonywaniu stałej kontroli i pomiaru. Muszą więc istnieć narzędzia i metody pomiaru pozwalające na dokonanie porównania praktyki działania danej firmy z najlepszymi rozwiązaniami w danej branży. Ponadto, musi istnieć możliwość wyrażenia lub przełożenia działań praktycznych na wielkości liczbowe w celu sformułowania mierników benchmarkingu. Wielkości te stanowić mogą wtedy cel ilościowy, na który skierowana jest cała uwaga zarządu i pracowników przedsiębiorstwa.
• Benchmarking daje się zastosować w odniesieniu do podstawowych produktów i usług przedsiębiorstwa, jak również procesów zmierzających do wytworzenia produktów i usług oraz dostarczenia ich innym odbiorcom lub klientom
• Benchmarking znacznie wykracza poza tradycyjną analizę porównawczą, ponieważ nie tylko umożliwia identyfikację najlepszych wzorców i praktyk ale pomaga również w zrozumieniu przyczyn występujących niedociągnięć i błędów oraz sposobów i dróg dochodzenia do rozwiązań doskonalszych.

Zalety systemu:

• Pozwala zidentyfikować najodpowiedniejsze dla wdrożeń procesy,
• Prowadzi do doskonalenia procesów realizowanych w firmie,
• Pomaga wyeliminować skutki oporu wobec zmian inspirowanych przez otoczenie firmy,
• Pozwala na identyfikację pozycji konkurencyjnej,
• Zwiększa skuteczność, efektywność i możliwości adaptacji procesów,
• Przekształca brak decyzyjności w pilną potrzebę wprowadzenia poprawy,
• Pomaga w wyznaczeniu, jakkolwiek wyzywających, to osiągalnych celów,
• Zwiększa potrzebę wprowadzania zmian,
• Pozwala na wyznaczenie przyszłych trendów i kierunków rozwoju,
• Pomaga w wyznaczeniu priorytetów w zakresie doskonalenia wielu czynności,
• Zapewnia firmie wysoki poziom zalet konkurencyjnych,
• Kreuje kulturę pracy w aspekcie dążenia do ciągłej poprawy,
• Jest dobrym sposobem poprawy satysfakcji klientów,
• Poprawia relacje i zwiększa zrozumienie pomiędzy partnerami procesu benchmarkingu.