Są one efektem analizy danych dokonanej przez zespół ekspertów, powołany do ich weryfikacji i wyłuszczenia najlepszych rozwiązań.

Przez trzy ostatnie lata jednostki uczestniczące w projekcie pozyskiwały i gromadziły dane ze swoich urzędów, które następnie wprowadzane były do specjalnego narzędzia informatycznego, pozwalającego na ich dalsze przetwarzanie.  W wyniku tych działań, analizując i porównując wszystkie dane w bazie narzędzia, eksperci zidentyfikowali dobre rozwiązania stosowane w urzędach, które mogą stanowić punkt odniesienia dla innych.